możliwości programu Alma

Pytania i odpowiedzi

Jaka będzie rola bibliotekarza systemowego po wdrożeniu Almy?

 Praca w Almie wymaga konfiguracji elementów indywidualnych dla każdej biblioteki. Bibliotekarz systemowy dokonuje tego w interfejsie Almy, mając do tego odpowiednie uprawnienia.

Do roli bibliotekarz systemowego może należeć np. zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu, konfiguracja związana z godzinami otwarcia biblioteki czy naliczaniem kar itp. Do jego zadań może należeć generowanie oraz przygotowywanie i dostosowywanie do potrzeb biblioteki różnego rodzaju raportów statystycznych.

Czy istnieje możliwość migracji do Almy niestandardowych baz (np. niestandardowych baz dorobku naukowego, baz projektów itp.)?

Zapewne będzie możliwość migracji niektórych nietypowych baz. Poszczególne przypadki będą rozpatrywane indywidualnie.

Jak wygląda procedura udostępniania dokumentów w czytelni?

Alma posiada zdefiniowane elementy składowe procesu udostępniania zasobów w czytelni. Zamówiony dokument trafia na półkę w czytelni wybranej przez użytkownika, skąd może zostać odebrany w celu skorzystania z niego na miejscu. Alma widzi, w której dokładnie czytelni dokument został wypożyczony.

Bibliotekarz w dowolnym momencie może sprawdzić listę dokumentów aktualnie udostępnionych w czytelni oraz tych, które oczekują na odbiór przez czytelników. Status dokumentu w Almie natomiast pozwala stwierdzić, czy konkretny dokument obecnie oczekuje on na odbiór, czy też znajduje się już w rękach czytelnika.

Po zwrocie dokumentu przez czytelnika możliwe jest dokonanie zwrotu „nieostatecznego”. Oznacza to, że  dokument nie wróci do magazynu, ale zostanie na półce w czytelni, aby użytkownik nie musiał zamawiać dokumentu powtórnie, chcąc wrócić do pracy z nim następnego dnia.

Czy po zakończeniu wdrożenia będzie dostępna przestrzeń do „ekserymentowania”?

Tak, każda biblioteka korzystająca z Almy otrzymuje dostęp do środowiska testowego (tzw. sandbox, co znaczy „piaskownica”), w którym może wypróbowywać alternatywne sposoby postępowania w Almie oraz testować nowe funkcje bez wpływu na produkcyjną wersję systemu.

Czy z Almy mogą korzystać konsorcja bibliotek? 

Tak; architektura Almy jest przystosowana do pracy konsorcjów. Metody pracy w konsorcjach zostały zaprojektowane i stworzone w ścisłej współpracy z Biblioteką Katholieke Universiteit Leuven wraz z siecią LIBIS, w skład której wchodzi 30 organizacji.

Jak często pojawiają się aktualizacje Almy? Jak wygląda proces migracji do nowej wersji?

Aktualizacje Almy pojawiają co miesiąc. Dzięki temu nasza Alma zmienia się niewielkimi krokami, ale często, przez co przechodzenie do kolejnych wersji nie jest szokiem dla użytkowników systemu.

Zmiana wersji nie jest obciążeniem dla bibliotekarzy. Dzięki zastosowaniu chmury obliczeniowej aktualizacje są instalowane przez firmę Ex Libris, a pracownicy biblioteki od razu widzą jej efekty w postaci ulepszeń i nowych funkcji. Nie jest to zatem żmudny proces, jak to czasami bywało w starszych systemach; w całości jest on realizowany przez firmę Ex Libris.

Moja biblioteka ma specyficzne potrzeby. Czy mogę połączyć ją z innym używanym przeze mnie systemem?

Tak, Alma pozwala na integrację z istniejącymi systemami zewnętrznymi (np. systemami do zarządzania dziekanatem czy też całą uczelnią). Dodatkowo biblioteka może stworzyć dowolne oprogramowanie odpowiadające na jej specyficzne potrzeby i zintegrować je z Almą dzięki interfejsom programistycznym API.

Ile trwa wdrażanie Almy?

Obecnie wypracowane procedury pozwalają na wdrożenie Almy od 4 do 6 miesięcy. Czas ten został skrócony z początkowych 14-18 miesięcy – tyle trwało wdrożenie przy pierwszych instalacjach systemu.

Jakie są możliwości tworzenia raportów i statystyk w Almie?

Alma umożliwia tworzenie zestawień z poziomu interfejsu Almy lub dodatkowego narzędzia – Alma Analytics. W Alma Analytics możliwe jest korzystanie z raportów już gotowych, udostępnionych przez inne biblioteki oraz ich modyfikowanie, a także tworzenie własnych raportów od zera.

Alma umożliwia również w prosty sposób eksportować listy, np. wyniki wyszukiwania do Excela. Następnie można je edytować, modyfikować i wykorzystywać w inny sposób.