możliwości programu Aleph

Gromadzenie / Czasopisma

  

Gromadzenie

Płynna integracja modułu gromadzenia / czasopism zapewnia łatwe i wydajne zamawianie, obsługę faktur, zapytań ofertowych i przyjmowanie wszystkich materiałów bibliotecznych. Formularz zamówienia pozwala bibliotekarzom na dodawanie dowolnych tekstów do zamówień kierowanych do dostawców. Zamówienia i zapytania ofertowe mogą być generowane on-line w trybie wsadowym. 

Zaimplementowane w ALEPH 500 protokoły EDI automatyzują proces zamawiania, obsługi faktur i zapytań ofertowych.

ALEPH 500 obsługuje hierarchiczną strukturę budżetu, zawierającą nieograniczoną liczbę źródeł finansowania i typów budżetów: dary, granty, budżety oddziałów. Dostępny jest pełny zestaw gotowych połączeń z aplikacjami finansowo-księgowymi.

Cechy charakterystyczne:

Zamawianie

  • Możliwość generowania rekordu bibliograficznego podczas tworzenia zamówienia

  • Tworzenie śladu każdej operacji w kronice zamówień, zapisującego wszystkie działania: zamówienie, przyjęcie oraz obsługę faktur. Dziennik zawiera datę i czas operacji oraz nazwisko osoby ją wykonującą

  • Opóźnianie zamówień jeśli koszty przekraczają budżet

  • Ostrzeganie bibliotekarzy w przypadku, gdy zamówione materiały kosztują więcej niż zaplanowano

  • Oznaczanie zamówień, ułatwiające bezpośrednią dostawę na określony adres, do określonej osoby lub instytucji.

Obsługa faktur

  • Zapewnienie dostępu do danych dostawców, do budżetów, zamówień i specyfikacji dostaw

  • Automatyczne obliczanie rabatów i dodawanie opłat we wszystkich zamówieniach

  • Przypisywanie faktur do zamówień i zamówień do faktur. Śledzenie zgodności tych dokumentów.

Zapytania ofertowe

Wysyłane elektronicznie lub tradycyjnie, zgodnie z normami przyjętymi w bibliotece.

Automatycznie generowane dla dokumentów zwartych i pierwszych zeszytów wydawnictw ciągłych zgodnie ze standardami dla typu materiałów i sposobu dostawy. Formularze zapytań są formatowane w sposób zdefiniowany w bibliotece.

Czasopisma

Funkcja obslugi czasopism w module gromadzenia / czasopism zapewnia bibliotekarzom płynny dostęp do danych bibliograficznych i do danych zasobu, jak również do informacji o zamówieniach, funduszach i dostawcach.

Bibliotekarze otrzymują dostęp do danych przy użyciu różnorodnych punktów indeksowania, między innymi SICI, ISSN, słów kluczowych i tytułów.

System wspiera standard MARC 21 do obsługi wzorców przewidywania (prediction patterns) i umożliwia generowanie oczekiwanych zeszytów nawet dla najbardziej niestandardowych pod względem częstotliwości ukazywania się publikacji. 

Funkcje łączenia służą śledzeniu połączonych obiektów w module udostępniania. Obsługują listy użytkowników przypisanych do danej kopii. Podczas przyjmowania zwrotu dokumentu generowana jest lista  użytkowników zapisanych na dany tytuł.

Cechy charakterystyczne:

  • Przyjmowanie materiałów może być zarówno scentralizowane, jak i zdecentralizowane

  • Zamiany statusów prenumerat (na przykład anulowanie) są automatycznie odzwierciedlane w liczbie dostępnych kopii

  • Możliwość cofnięcia błędnego przyjęcia materiałów

  • Definiowane statusy, takie jak brakujący, zniszczony, zgubiony lub opóźniony

  • Wyświetlanie statusu prenumeraty w katalogu przy użyciu wartości zakodowanych w polu 008 rekordu w formacie MARC

  • Podsumowanie informacji o zbiorach może być generowane automatycznie pod warunkiem, że biblioteka korzysta z formatu MARC